1. Jak zgłosić zapotrzebowanie?

EPP – działania wymagające wsparcia Biura Promocji

Za pośrednictwem Elektronicznego Portalu Pracownika (EPP), wybierając „Wniosek inny”, należy zgłaszać:

• Przygotowanie plakatów, banerów i innych projektów graficznych;
• Obsługę fotograficzną wydarzeń;
• Przygotowanie materiałów promocyjnych i do druku;
• Wsparcie organizacji i promocji większych wydarzeń;
• Inne działania wymagające zaplanowania pracy lub zaangażowania zasobów Biura.

Wniosek powinien zawierać opis działania, termin, miejsce, organizatora, oczekiwany zakres wsparcia oraz dane osoby do kontaktu.

Sprawdź kalendarz wydarzeń w Intranecie przed wysłaniem zgłoszenia

Przed zaplanowaniem wydarzenia i złożeniem wniosku prosimy o sprawdzenie kalendarza wydarzeń APS, aby upewnić się, że w wybranym terminie nie odbywają się już inne wydarzenia uczelniane. Nakładające się terminy mogą utrudnić lub uniemożliwić zapewnienie obsługi fotograficznej, przygotowanie materiałów promocyjnych oraz realizację innych działań Biura Promocji. Wcześniejsze sprawdzenie kalendarza i odpowiednie zaplanowanie terminu pozwolą uniknąć kolizji oraz usprawnią organizację i promocję wydarzenia.

E-mail – publikacje i komunikacja uczelniana

Na adres promocja@aps.edu.pl należy przesyłać:

• Gotowe treści do publikacji na głównej stronie internetowej APS;
• Informacje i materiały do publikacji w oficjalnych mediach społecznościowych Uczelni;
• Zgłoszenia dotyczące przygotowania i wysyłki mailingów do pracowników i osób studiujących;
• Uzupełnienia materiałów, pytania i ustalenia dotyczące realizowanych działań.

Wiadomość powinna zawierać kompletne informacje, niezbędne materiały oraz proponowany termin publikacji lub wysyłki.

Materiały graficzne typu plakat wydarzenia, logo, zdjęcie, plakat wysyłamy jako załącznik. 

• karta zgłaszania działań promocyjnych

2. Kiedy przesłać zgłoszenie?

Prosimy o przekazywanie zgłoszeń z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapewnić czas na przygotowanie materiałów i zaplanowanie działań promocyjnych.

Zalecane terminy zgłoszeń:

• Publikacje, plakaty, banery, grafiki i obsługa fotograficzna: minimum 10 dni roboczych przed wydarzeniem.
• Konferencje i większe wydarzenia: minimum 20 dni roboczych przed rozpoczęciem działań promocyjnych.
• Materiały wymagające zakupu, druku lub produkcji: termin ustalany indywidualnie.

Terminy liczone są od momentu przekazania kompletnych informacji i niezbędnych materiałów.

Zgłoszenia pilne rozpatrywane są indywidualnie, w zależności od aktualnych możliwości organizacyjnych Biura Promocji.

3. Jak przygotować materiały?

Przekazywane informacje powinny być kompletne, aktualne i zweryfikowane.

Pamiętaj o:

• Prawidłowej nazwie wydarzenia, dacie, miejscu i organizatorze;
• Krótkim opisie i najważniejszych informacjach dla odbiorców;
• Poprawności nazwisk, tytułów, linków i oznaczeń partnerów;
• Przekazywaniu tekstów w formie umożliwiającej edycję;
• Przesyłaniu zdjęć w oryginalnych plikach, możliwie najwyższej jakości;
• Posiadaniu praw do wykorzystania przekazanych zdjęć, grafik i innych materiałów;
• Zgodności materiałów z zasadami dostępności cyfrowej.

Biuro Promocji może redagować i dostosowywać przekazane treści do poszczególnych kanałów komunikacji, zachowując ich sens.

4. Standardowe formaty materiałów

Aby materiały były prawidłowo wyświetlane w poszczególnych kanałach komunikacji, należy stosować następujące formaty:

• Facebook: 940 x 788 px (PNG, JPG)
• Instagram: 1080 × 1440 px (PNG, JPG)
• Baner aktualności na stronie APS: 600 × 223 px ( PNG, SVG)
• Slajder strony głównej: 1920 × 400 px ( PNG, SVG)
• Ekrany informacyjne (telewizory): 1920 × 1080 px (PNG, JPG)
• Pylon przy wejściu do budynku D: 19 × 34 cm (PNG, JPG)

Podane wymiary oznaczają szerokość × wysokość.

Jeśli materiał ma być wykorzystywany w kilku miejscach, należy wskazać wszystkie potrzebne formaty. Każda wersja wymaga odpowiedniego dostosowania układu graficznego i treści.

5. Druk materiałów

Biuro Promocji realizuje wydruki materiałów promocyjnych i informacyjnych na następujących zasadach:

• Maksymalny format wydruku: A3;
• Maksymalna liczba wydruków: 10 sztuk łącznie, niezależnie od rodzaju materiału;
• Wydruki w formatach większych niż A3 oraz w nakładach przekraczających 10 sztuk jednostki organizacyjne realizują we własnym zakresie.

Powyższe zasady dotyczą wyłącznie druku materiałów w Biurze Promocji, a nie przygotowywania projektów graficznych.

Obsługa fotograficzna wydarzeń

Biuro Promocji zapewnia dokumentację fotograficzną wydarzeń organizowanych w Akademii, w zależności od charakteru wydarzenia i dostępności fotografa.

Jak zgłosić zapotrzebowanie?

Zgłoszenie powinno zawierać:

• Datę, godzinę i miejsce wydarzenia;
• Program oraz przewidywany czas pracy fotografa;
• Wskazanie najważniejszych momentów i osób, które powinny zostać sfotografowane;
• Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt podczas wydarzenia;
• Informacje o ewentualnych ograniczeniach dotyczących fotografowania.

O czym należy pamiętać?

• Organizator zapewnia fotografowi dostęp do miejsca wydarzenia oraz wyznacza osobę kontaktową obecną na miejscu;
• Organizator odpowiada za dopełnienie wymaganych obowiązków informacyjnych wobec uczestników oraz uzgodnienie zasad utrwalania i wykorzystywania ich wizerunku;
• Szczególne okoliczności, np. udział dzieci lub poufny charakter wydarzenia, należy zgłosić wcześniej;
• Obsługa fotograficzna jest realizowana po potwierdzeniu przez Biuro Promocji.

Ważne: Samo przesłanie zaproszenia na wydarzenie nie jest równoznaczne ze zgłoszeniem zapotrzebowania na fotografa.

6. O czym jeszcze warto pamiętać?

• Przesłanie zgłoszenia nie oznacza automatycznej akceptacji wszystkich wskazanych działań;
• Zakres i termin realizacji zależą od harmonogramu i możliwości organizacyjnych Biura Promocji;
• Materiały reprezentujące Uczelnię powinny być zgodne z obowiązującą identyfikacją wizualną APS;
• Projekty przygotowane poza Biurem Promocji, przeznaczone do oficjalnej promocji Akademii, należy przekazać do sprawdzenia pod kątem spójności wizualnej przed drukiem lub publikacją;
• O zmianach terminu, miejsca, programu lub odwołaniu wydarzenia należy informować niezwłocznie.

Szczegółowe informacje dotyczące komunikacji uczelnianej, identyfikacji wizualnej oraz dostępnych szablonów znajdują się w zakładkach „Media społecznościowe i mailing”, „Identyfikacja wizualna APS” oraz „Materiały do pobrania”.

Potrzebujesz projektu graficznego, obsługi fotograficznej lub wsparcia przy wydarzeniu? Skorzystaj z EPP.

Masz gotową treść do publikacji lub chcesz zgłosić mailing? Napisz na promocja@aps.edu.pl.