Podróże służbowe krajowe

Przed wyjazdem:

1. Złóż podanie w Biurze ds. Projektów lub Sekretariacie Prorektora ds. Nauki.
2. Po akceptacji wyjazdu złóż wypełniony druk delegacji w celu uzyskania potwierdzenia/zgody na wyjazd.
3. Zarejestruj delegację w Dziale Zatrudnienia.

Po przyjeździe:

1. W ciągu 14 dni od daty powrotu złóż w Biurze ds. Projektów rozliczenie delegacji z potwierdzeniem pobytu służbowego.
2. Załącz niezbędne dokumenty: za transport (bilety PKP, autobusowe, bilety lotnicze), za nocleg (faktura/ rachunek).

UWAGA

Na pisemny wniosek pracownika w uzasadnionych przypadkach, związanych z koniecznością przewozu np. specjalistycznych pomocy dydaktycznych, aparatury badawczej lub innych materiałów, Prorektor ds. Nauki może wyrazić zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Zwrot kosztów następuje za przejazd najkrótszą trasą, zgodnie z mapą samochodową.

Kwota zwrotu w wysokości stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r

Delegowany pracownik, wykorzystujący samochód, niebędący własnością Uczelni, do odbycia podróży służbowej, ma obowiązek wypełnienia „ewidencji przebiegu pojazdu" (link do pliku poniżej).

Zwrot kosztów użytkowania pojazdu prywatnego następuje na podstawie prawidłowo wypełnionej „ewidencji przebiegu pojazdu”, którą należy załączyć przy rozliczeniu delegacji. Rozliczenie na podstawie aktualnie obowiązującej stawki za 1 km przebiegu.

Podróże służbowe zagraniczne

Przed wyjazdem

1. Złóż podanie w Biurze ds. Projektów.
2. Po akceptacji wyjazdu złóż wypełniony wniosek o realizację wyjazdu zagranicznego i wniosek o udzielenie urlopu naukowego (linki do plików poniżej)

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów na podany we wniosku rachunek bankowy tylko w przypadku gdy posiada rachunek w obcej walucie. Jeśli nie ma rachunku w obcej walucie, to otrzymuje przelew na konto w PLN, stanowiący równowartość wysokości kwoty w walucie kraju do którego wyjeżdża, po kursie banku z dnia przelewu.

Kalkulacja kosztów wyjazdu zagranicznego:

• Podaj koszt opłaty konferencyjnej.
• Sprawdź koszt podróży: cena biletów lotniczych, biletów kolejowych, itp.
• Sprawdź koszt noclegu (iloczyn liczby dni i ceny za dobę).
• Sprawdź wysokość przysługujących w danym państwie diet pobytowych i limitu za nocleg (link do pliku).

Zakup biletów lotniczych

Biuro ds. Projektów dokonuje zakupu biletów lotniczych za pośrednictwem Biura Podróży Almatur.

Procedura zakupu biletów lotniczych:

1. Zamawiający przesyła drogą mailową zapotrzebowanie na zakup biletów w formie tabeli (link do pliku poniżej) pracownikowi Biura ds. Projektów,
2. Pracownik Biura ds. Projektów wysyła zamawiającemu propozycje połączeń lotniczych zaproponowanych przez Biuro Podróży,
3. Zamawiający wybiera jedną z opcji,
4. Pracownik Biura ds. Projektów wysyła zamawiającemu zakupione bilety lotnicze.

Do ceny biletu należy doliczyć opłatę serwisową (zależną od destynacji) w wysokości:

• Bilet lotniczy krajowy – 21,60PLN
• Bilet lotniczy międzynarodowy europejski – 30PLN
• Bilet lotniczy międzykontynentalny – 50PLN

W przypadku, gdy osoba zamawiająca nie jest kierownikiem projektu, do rozpoczęcia procedury zakupu niezbędna jest zgoda kierownika projektu.

Zaleca się nie korzystanie z tanich linii lotniczych. Rezygnacja z wyjazdu zagranicznego, realizowanego przez niskokosztowego przewoźnika lub zmiana terminu wyjazdu może skutkować nieotrzymaniem zwrotu poniesionych kosztów lub ich potrąceniem.

Przydatne linki

Ubezpieczyciel: ERGO HESTIA

Polisa nr 436000331686

Ogólne warunki ubezpieczenia Biznes&Podróż znajdziesz tutaj